Vedtægter for Sønderborg kommunes Arkivsamvirke
§ 1. Navn
stk. I. Arkivsamvirkets navn er "Sønderborg kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke"
forkortet SKLA.
§ 2. Formål
stk. I. At fungere som de lokalhistoriske arkivers forhandlingspart over for Sønderborg
kommune vedr. lokaleforhold (lokaler, el, vand og varme) og økonomiske forhold
samt andre forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i Sønderborg
kommune.
stk. 2. At fordele midler, der af kommunen og/eller evt. af andre er stillet til rådighed til fælles
lokalhistoriske aktiviteter.
stk. 3. At koordinere fælles initiativer omkring formidling af lokalhistorien og indsamling af
arkivalier i Sønderborg kommune.
stk. 4. At iværksætte andre former for initiativer, der kan fremme interessen for lokalhistorie i
Sønderborg kommune.
§ 3. Medlemmer
stk. I. Medlemmer af arkivsamvirket er lokalhistoriske arkiver, der opfylder følgende
betingelser:
a) Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, fotografier, film, lyd,
trykt materiale og andre data uanset medium af ikke offentlig oprindelse med
tilknytning til dækningsområdets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i
fortid og nutid.
b) Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådan
garanteres.
c) Arkivet stiller det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de
gældende regler i arkivloven for tilgængelighed, samt fremmer kendskabet til og
interessen for dækningsområdets historie.
d) Det indsamlede materiale opbevares betryggende, således at det ikke forsvinder ved
tyveri eller opbevares i lokaler, hvor der er risiko for, at materialerne nedbrydes som
følge af fugt, ild eller gnavere.
e) Arkivets dækningsområde må ikke overlappe andre lokalhistoriske arkivers
dækningsområder.
f) Arkivet ledes af en arkivleder, der har ansvaret for arkivets drift, samlingernes
tilstand og deres benyttelse.
g) Arkivet skal have faste åbningstider.
h) Arkivet skal være medlem af "Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i
Sønderjylland" til daglig forkortet LASS.
stk. 2. Optagelse af nye medlemmer sker på generalforsamlingen. Forinden har bestyrelsen
kontrolleret og godkendt, at ansøgeren opfylder betingelserne i § 3 stk. I.
stk. 3. Ved opløsning af et arkiv overdrages arkivalier, fotografier, film, lyd, trykt materiale
andre data uanset mediet og inventar til et andet af arkivsamvirkets arkiver efter
forudgående aftale.
stk. 4. For alle de arkiver, der er tilsluttet arkivsamvirket gælder, at de midler, der måtte være
til stede ved foreningens eventuelle opløsning, skal anvendes til støtte for det
lokalhistoriske arbejde inden for kommunen.
§ 4. Generalforsamling
stk. I. Generalforsamlingen er arkivsamvirkets øverste myndighed.
stk. 2. Generalforsamlingen afholdes senest ved udgangen af april.
Side 1 af 5
stk. 3. Hvert arkiv har en stemmeberettiget repræsentant på generalforsamlingen.
stk. 4. Indkaldelse til generalforsamlingen skal ske skriftligt senest 14 dage (ændret ved generalforsamling i 2011) før afholdelse af
generalforsamlingen.
stk. 5. Forslag til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før
generalforsamlingen.
stk. 6. Bestyrelsen udarbejder i samarbejde med en repræsentant for Sønderborg kommunes
kulturforvaltning et forslag til fordeling af det ordinære kommunale tilskud. Til brug
for udarbejdelse af et fordelingsforslag indsender arkivsamvirkets medlemmer deres
budgetter.
stk. 7. Arkivernes budgetter skal følge kalenderåret og indsendes til samvirkets bestyrelse
senest I. marts.
stk. 8. Forslag til fordeling af tilskud til arkivsamvirkets medlemmer skal sendes ud sammen
med indkaldelsen til generalforsamlingen.
stk. 9. Dagsordenen på generalforsamlingen har som minimum følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Præsentation af bestyrelsen.
4. Godkendelse af dagsorden.
5. Forelæggelse af årsberetning.
6. Fremlæggelse af regnskab.
7. Forelæggelse af budget.
8. Fordeling af tilskud til arkivsamvirkets medlemmer.
9. Forslag til kontingent.
10. Valg af to revisorer.
11. Indkomne forslag.
12. Evt.
stk. 10. Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvis 1/3 af medlemsarkiverne
skriftligt indgiver ønske herom eller på bestyrelsens foranledning. Z">*
5. Bestyrelse
stk. I. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, en repræsentant for arkiverne i hver af de 7
tidligere primærkommuner (1970-2006) – Augustenborg, Broager, Gråsten,
Nordborg, Sundeved, Sønderborg og Sydals.
stk. 2. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for to år ad gangen.
stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne for de tidligere primærkommuner Augustenborg, Broager,
Gråsten og Nordborg vælges til bestyrelsen af arkiverne i de pågældende områder på
lige år forud for generalforsamlingen.
stk. 4. Bestyrelsesmedlemmerne for de tidligere primærkommuner Sundeved, Sønderborg og
Sydals vælges til bestyrelsen af arkiverne i de pågældende områder på ulige år forud
for generalforsamlingen.
stk. 5. Bestyrelsen skal have navnene på de valgte medlemmer til bestyrelsen skriftligt senest
14 dage før afholdelsen af generalforsamlingen.
stk. 6. Valgbar til bestyrelsen er personer, der er tilknyttet et ordinært medlemsarkiv og
fungerer som aktiv medarbejder.
stk. 7. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer efter
generalforsamlingen.
stk. 8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er mødt frem.
stk. 9. Bestyrelsen fastsætter selv sin dagsorden.
stk. 10. Bestyrelsen har kompetence til at forhandle med Sønderborg kommune vedrørende de
enkelte arkivers lokale- og økonomiske forhold samt andre forhold af fælles
interesse for de lokalhistoriske arkiver i Sønderborg kommune.
Side 2 af 5
stk. 11. Kontakt til Sønderborg kommune vedrørende lokale- og økonomiske forhold samt
andre forhold, som har fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i Sønderborg
kommune, skal ske via arkivsamvirkets bestyrelse.
§ 6. Økonomi
stk. I. Bestyrelsen fremlægger på generalforsamlingen et budgetforslag og forslag til
kontingent.
stk. 2. Arkivsamvirket tegnes af to bestyrelsesmedlemmer.
stk. 3. Ved større økonomiske dispositioner kræves underskrift af samtlige
bestyrelsesmedlemmer.
stk. 4. Arkivsamvirket hæfter alene for gæld med sin formue.
Stk. 5. Kassereren fører regnskab over de midler, som arkivsamvirket disponerer over i
fællesskab. Regnskabet revideres hvert år af 2 valgte revisorer og sendes efter
arkivsamvirkets godkendelse til Sønderborg kommune.
§ 7. Fordeling af tilskudsbeløb
stk. I. Fordeling af tilskud fra Sønderborg kommune eller andre kan alene ske på
arkivsamvirkets generalforsamling.
stk. 2. Der kan af samvirkets midler ikke ydes tilskud til foreningsaktiviteter, som f.eks.
foredrag, udflugter m.v., men kun til aktiviteter, der direkte vedrører arkivernes
kurser, indsamling, registrering, pakning og formidling af samlingerne.
stk. 3. Der kan ikke ydes tilskud til medlemsarkivernes evt. samlinger af genstande.
stk. 4. Det offentlige tilskud deles i to puljer:
a) En driftskasse for arkiverne, som anvendes til arkivernes udgifter vedrørende
opbevaring, registrering, formidling, fotokopiering m.v.
b) En publikationskasse, der anvendes til udgivelse af materialer enten på tryk eller
digitalt. Tilskuddet gives som underskudsgaranti, der tilbagebetales i takt med evt.
overskud ved salg. Årsskrifter betragtes som arkivforeningernes
medlemsaktiviteter, som der ikke kan ydes tilskud til.
stk. 5. Bestyrelsen fremlægger på generalforsamlingen et forslag til fordeling af
arkivsamvirkets driftsmidler.
stk. 6. De arkiver, der har modtaget tilskud fra arkivsamvirket, indsender ved årets udgang et
regnskab for anvendelsen af de tildelte midler til kassereren.
§ 8. Indkøb af materialer
stk. I. Arkivsamvirket kan, hvis der er enighed herom på generalforsamlingen, foretage
fællesindkøb til medlemmerne.
§ 9. Ændring af vedtægter
stk. I. Ændringer af vedtægterne kan kun ske på en ordinær generalforsamling. b c
stk. 2. Ændringer i vedtægterne kræver beslutning af et kvalificeret flertal af medlemmer.
§ 10. Opløsning af arkivsamvirket
stk. I. Opløsning af arkivsamvirket kan ske ved et kvalificeret flertal på to på hinanden
følgende generalforsamlinger.
stk. 2. Ved arkivsamvirkets opløsning skal en evt. formue anvendes til lokalhistorisk arbejde i
Sønderborg kommune.
stk. 3. Generalforsamlingen tager stilling til formuens anvendelse efter indstilling fra
bestyrelsen.
stk. 4. Ved arkivsamvirkets opløsning afleveres arkivsamvirkets arkiv til Landsarkivet for
Sønderjylland eller til et evt. kommunalt arkiv for Sønderborg kommune.
